Tiedätkö sen tunteen, kun sähköpostista pitäisi löytää aiemmin tehty sopimus ja kaikki sopimuksesta tekohetkellä käyty keskustelu? Saatat ehkä muistaa, että jonkin sortin sopimus on olemassa, mutta et muista ihan tarkkaan, milloin tämä tapahtui ja mitkä olivat sopimuskumppanien nimet. Sähköpostisi pullistelee tuhansista viesteistä ja ainoa sopimusten arkistointiin viittaava asia on alakansio, jonka otsikossa loistaa sana ”tärkeät”, ja sielläkään ei ole muuta kuin vanhentunut verokortti vuodelta 2015.
Jos tunnistit itsesi kuvauksesta, olet ihan kuin minä: laiska ja epäjärjestelmällinen arkistoimaan dokumentteja. Tämän takia sähköpostissani on hirvittävästi viestejä sekaisin eri kansioissa, joita en tiedon menettämisen pelossa uskalla poistaa.
Innostiko digitaalinen allekirjoituskokemus?
Sain jokin aika sitten erään sopimuksen hyväksyttäväksi ja sähköisesti allekirjoitettavaksi. Vaikka olinkin aluksi hieman epäileväinen, oli digitaalinen allekirjoittaminen sujuva kokemus. Allekirjoittaessani tunsin itseni todelliseksi edelläkävijäksi. Mutta vaikka palvelu toimi, en edelleenkään löytänyt sopimusta sähköpostini uumenista ja noh, kovin korkeasta tietoturvastahan ei tämän dokumentin sähköisessä allekirjoittamisessa voitu puhua. Jäinkin miettimään, mikä olisi minunlaiselleni taiteilijasielulle parempi tapa allekirjoittaa sähköisesti.
SignSpace arkistoi automaattisesti
Onneksi maailma muuttuu, enkä voi enää voi piiloutua boheemin luonteeni taakse, sillä yrityksessämme on kehitetty sähköisen allekirjoittamisen SignSpace-palvelu, joka vastaa muun muassa minunlaiseni epäjärjestelmällisen ihmisen tarpeeseen. Palvelussa voidaan allekirjoittaa tietoturvallisesti tärkeät dokumentit, ja lisäksi dokumenttien hallinnassa sopimukset arkistoidaan 10 vuodeksi ja keskustelut ihmisten välillä arkistoituvat samaan paikkaan vuodeksi. SignSpace on siis loistava paikka hoitaa yritysten väliset sopimusneuvottelut turvallisesti ja nopeasti. Kaikenlaisia dokumenttimuotoja voidaan käyttää ja usein sähköposteissa olevat lähetysten kokorajoitteet eivät palvelussa ole ongelma. Hyvällä palvelulla saadaan näköjään laiskastakin ihmisestä ihan salonkikelpoinen!
Kiinnostuitko sähköisestä allekirjoittamisesta? Voit nyt kokeilla sähköistä allekirjoittamista ilmaiseksi 4 viikkoa ilman sitoumuksia.
SignSpace on Vastuu Groupin kehittämä ja Platform of Trustin tarjoama palvelu.
