Mikä sähköinen allekirjoitus?

Kotimainen SignSpace on monipuolinen sähköinen allekirjoituspalvelu, joka on hinnoiteltu kilpailukykyisesti. Sen avulla allekirjoitat kaikki asiakirjat helposti ajasta ja paikasta riippumatta. Kaikki allekirjoitetut dokumentit arkistoituvat automaattisesti. Sen lisäksi voit hoitaa äänestykset sähköisesti palvelussa!

Vinkit palveluiden vertailuun löytyvät alempaa sivulta.

 

 

 

 

signspace-puhelinkuva

 

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoittaminen on sähköinen tapa allekirjoittaa dokumentteja. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että allekirjoitettava asiakirja ladataan sähköisen allekirjoittamisen palveluun ja henkilö allekirjoittaa asiakirjan palvelussa. Allekirjoittava henkilö on tunnistettu sähköisesti ennen allekirjoitusta. Sähköisen allekirjoittamisen palveluita on monia ja selainpohjaisen palvelun lisäksi monet palvelut voidaan myös integroida osaksi yrityksen jo käyttämiä järjestelmiä ja prosesseja.

Sähköisen allekirjoituksen tasoja ja tapoja on erilaisia. On digitaalista allekirjoitusta, sähköistä allekirjoitusta, kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta... Eri termit ja sanat saattavat mennä sekaisin ja siksi koostimme sivun loppuun lyhyen sähköisen allekirjoituksen sanakirjan, joka kannattaa tsekata, jos jokin termi ei avaudu.

Miksi käyttää sähköistä allekirjoitusta?

Syitä siirtyä sähköiseen allekirjoittamiseen on monia. Ensinnäkin allekirjoittaminen sähköisesti onnistuu paikasta ja ajasta riippumatta. Kenenkään ei tarvitse kiikuttaa sopimuksia paikasta toiseen, eikä tarvitse pelätä jonkin tärkeän sopimuksen katoamista matkalla. Kaikki sopimusosapuolet pääsevät lisäksi käsiksi allekirjoitettuun asiakirjaan myöhemminkin. On vaivattomampaa antaa tarvittaville henkilöille pääsy dokumenttiin sähköisessä palvelussa, kuin kaivaa sopimuksia arkistokaapeista toimistolla.

Positiivista on myös, että sähköisesti allekirjoitetun dokumentin muuttumattomuuden voi todentaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että voi tarkistaa, että allekirjoitettuun dokumenttiin ei ole tehty muutoksia sen allekirjoittamisen jälkeen. Tarkistus tehdään palveluntarjoajasta riippuen esimerkiksi lataamalla allekirjoitettu asiakirja verifiointipalveluun, joka tarkastaa asiakirjan aitouden.

ss-computer

 

Mihin sähköistä allekirjoitusta voi käyttää?

Sähköinen allekirjoitus vastaa perinteisen allekirjoituksen lainvoimaisuutta. Sitä voidaan siis käyttää samoissa allekirjoitustilanteissa kuin kynää ja paperiakin.

Yksityishenkilö saattaa saada pyynnön vuokranvälitystoimistolta allekirjoittaa vuokrasopimus tai remonttiurakoitsijalta pyynnön allekirjoittaa keittiön remontin urakkasopimus. Allekirjoittaminen onnistuu tällöin tunnistautumalla pankkitunnuksilla ja tarvittaessa luomalla käyttäjätunnus.

Yritykset voivat ottaa käyttöön sähköisen allekirjoituspalvelun ja siirtyä kokonaan tai osittain allekirjoittamaan dokumentteja sähköisesti. Palveluntarjoajia ja ratkaisuja on monenlaisia. Palveluiden vertailusta ja siitä, mitä kannattaa ottaa huomioon palvelua valitessa omalle yritykselle, kerromme lisää seuraavassa osiossa.

Allekirjoituspalvelulta tarvitaan eri aloilla ja organisaatioiden eri toiminnoissa erilaisia ominaisuuksia:

Kunnat ja kaupungit voivat käyttää sähköistä allekirjoittamista muun muassa hankintasopimusten, tilinpäätösten ja työsopimusten allekirjoittamiseen. Kannattaa huomioida, että kaikkien dokumenttien suhteen ei ole määritelty tarkkoja vaatimuksia, miten ne tulee allekirjoittaa. Kirjanpitolautakunta on kuitenkin suositellut, että allekirjoittaja tunnistetaan vahvasti tilinpäätöksen allekirjoittamisen yhteydessä. Tässä kuntaliiton kirjoittamassa artikkelissa syvennytään vaatimuksiin vielä tarkemmin.

Taloyhtiöissä voidaan allekirjoittaa sähköisesti vaikkapa taloyhtiön hallituksen pöytäkirjat, tilinpäätökset, isännöitsijätodistukset ja urakkasopimukset. Lisäksi taloyhtiöissä voi olla hyötyä, jos sähköisessä allekirjoituspalvelussa on mahdollisuus äänestämiseen. Tällöin kaikki äänestykset voidaan hoitaa etänä. (Vinkki vitonen: sähköinen äänestys kuuluu kaikkiin SignSpace-paketteihin.) Lue miten sähköinen allekirjoittaminen tehostaa taloyhtiön toimintaa.

Isännöitsijät voivat hallinnoida esimerkiksi taloyhtiöiden kokousten pöytäkirjoja, urakkasopimuksia, irtisanomisilmoituksia, todistuksia ja vaikkapa autopaikkojen varaussopimuksia sähköisesti yhdessä paikassa. Myös isännöinnille voi olla hyödyllistä, jos allekirjoituspalvelussa on mahdollisuus järjestää sähköisiä äänestyksiä. Tutustu tarkemmin, kuinka sähköistät isännöinnin arjen työn.

Henkilöstöhallinto pyörittelee paljon sopimuksia, ja sähköisestä allekirjoittamisesta on hyötyä esimerkiksi työsopimusten allekirjoittamisessa. Työsopimusten allekirjoittamisen yhteydessä halutaan usein tsekata myös henkilöllisyystodistus, eli HR:lle vahvaa tunnistamistapaa tarjoava palvelu on todennäköisesti tarpeen. Sähköisen allekirjoituspalvelun integroiminen eri järjestelmiin, esim. suosittuun Sympa HR:ään helpottaa allekirjoitusprosessia entisestään (SignSpace tarjoaa juuri kyseisen integraation 😉).

Myynnissä nopea ja tehokas kauppojen maaliin saattaminen on erittäin tärkeää. Hidastelut ja kankeus saattavat pahimmillaan johtaa menetettyihin kauppoihin. Sähköisen allekirjoituksen käyttäminen tekee prosessista sukkelan ja myyjä saa nopeasti allekirjoitukset tarvitsemiinsa sopimuksiin. Lue miten sähköinen allekirjoittaminen tehostaa myyntiä.

Hallinnossa sähköinen allekirjoituspalvelu tuo mukanaan helpoutta, kun allekirjoitettavien sopimuksien kanssa ei tarvitse juosta ympäri toimistoa eikä niitä tarvitse postitella edestakaisin. Lisäksi osa allekirjoituspalveluista tarjoaa myös muita hallintoa helpottavia toimintoja, kuten tehtävienhallintaa ja viestintätyökaluja. Ne helpottavat esimerkiksi sopimusneuvotteluihin liittyvää yhteydenpitoa ja paperityötä.

SS_näyttökuvakuva_tiedostonäkymä_iso

 

Miten sähköistä allekirjoitusta käytetään?

Sähköiseen allekirjoittamiseen siirtyminen on helppoa. Käytännössä sähköisen allekirjoituspyynnön pääsee tekemään hyvin helposti. Sähköisesti allekirjoitettu dokumentti on myös aivan yhtä sitova ja jopa tietoturvallisempi kuin perinteisesti kynällä ja paperilla allekirjoitettu. Tarvitset sähköisen allekirjoituspyynnön tekemiseen vain:

  • Tietokoneen/tabletin/älypuhelimen ja internetin
  • Tilin ja lisenssin allekirjoituspalveluun
  • Allekirjoittajan/allekirjoittajien sähköpostin/t
  • Allekirjoitettavan dokumentin (esimerkiksi pdf:nä)
  • Pankkitunnukset
  • Muutaman minuutin aikaa.

Näin teet sähköisen allekirjoituspyynnön SignSpace-palvelussa

Jos video ei näy selaimessasi, katso se täällä.

Kevyt vai vahva tunnistamisen taso?

Usein yritysten tarpeisiin sopii parhaiten sähköinen allekirjoituspalvelu, jossa on mahdollisuus valita joko kevyt tai vahva tunnistamisen taso. Vahva tunnistaminen viittaa nimensä mukaisesti siihen, että allekirjoittava henkilö on tunnistettu vahvasti, esimerkiksi pankin myöntämillä verkkopankkitunnuksilla. Kevyt tunnistaminen tarkoittaa allekirjoittajan tunnistamista esimerkiksi sähköpostin varmennuksella. Käytännössä se voidaan tehdä vaikka kertakäyttöisellä sähköpostiin lähetetyllä turvakoodilla.

On suositeltavaa käyttää vahvaa tunnistamista varsinkin sellaisissa tapauksissa, joissa kyseessä on suurempi taloudellinen sitoumus tai riski tai jos vastaanottajaa ei tunneta ennestään. Esimerkiksi työsopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä saatetaan tarkastaa henkilöllisyys, ja tällöin vahva tunnistaminen on oikea vaihtoehto sähköistä allekirjoituspalvelua käytettäessä.

Kaikissa sähköisen allekirjoituksen palveluissa ei ole mahdollisuutta vahvaan tunnistamiseen, mikä kannattaa ottaa huomioon palveluita vertaillessa.

ss-sign-mobile

 

Mitä ottaa huomioon palveluita vertaillessa

Sähköisiä allekirjoituspalveluita vertaillessa on hyvä miettiä ensin palvelun käyttötarkoitusta ja käyttäjiä. Se, tuleeko palvelu koko yritykseen käyttöön vai vain esimerkiksi hallinnolle ja johdolle, saattaa vaikuttaa palvelun hinnoitteluun, jos palvelu on hinnoiteltu käyttäjämäärän mukaan. Allekirjoitusmääriin ja tunnistautumisen tasoon perustuva hinnoittelu antaa selkeämmän kuvan hinnoista ja auttaa vertailussa.

Sähköistä allekirjoituspalvelua käyttävälle, tai sellaisen käyttöönottoa harkitsevalle yritykselle tärkeintä usein on se, että palvelussa on tarpeisiin riittävät ominaisuudet. Eri palveluissa voi olla sähköisen allekirjoittamisen lisäksi esimerkiksi mahdollisuus kommunikoida, arkistoida dokumentteja tai käyttää palvelua matkapuhelimella, mikä voi vaikuttaa palvelun hinnoitteluun.

Myös tietoturva on olennainen osa palveluiden vertailussa. Varmista, että palvelu täyttää lain vaatimat kriteerit sähköiselle allekirjoitukselle. Jos palvelussa arkistoidaan sopimuksiasi varmista, ettei tallennuspaikan sijainti esimerkiksi Euroopan talousalueen ulkopuolella aiheuta ongelmia.

Lopuksi mieti palvelun käyttöönottoa. Vaatiiko palvelun käyttöönotto integrointia vai onko se heti valmiina käyttöön? Jotkin palvelut tarjoavat maksutonta kokeilujaksoa, jos haluat tutustua palvelun käyttöön ennen tilausta.

TV_ryhmat-8295

Miksi valita SignSpace?

SignSpace on edullisesti hinnoiteltu kotimainen allekirjoituspalvelu, joka tarjoaa monipuoliset ominaisuudet sähköisen allekirjoittamisen ja dokumenttien arkistoinnin lisäksi. Voit käyttää palvelua mm. projekteista ja sopimuksista kommunikointiin, tehtävien jakamiseen ja hallintaan sekä sähköisten äänestysten järjestämiseen. Kaikki tämä on tietoturvallista ja palveluun tallennettu tieto pysyy Euroopan talousalueella.

Haluatko tietää, mitä mieltä asiakkaamme ovat palvelusta?

Lue asiakastarinoita

SignSpace mahdollistaa kaiken tämän:

mobiili_allekirjoitus_mobile_signing

Allekirjoita näppärästi

Allekirjoittaminen ja allekirjoituspyyntöjen lähettäminen onnistuvat näppärästi ja tietoturvallisesti ajasta ja paikasta riippumatta.

tietoturvallinen_secure

Arkistoi tietoturvallisesti

SignSpace arkistoi kaikki allekirjoitetut dokumentit kymmeneksi vuodeksi ja kaikki palveluun tallennettu tieto pysyy Euroopan talousalueella.

viestinta_communication

Kommunikoi ja hallinnoi tehtäviä

Projektinhallinta helpottuu, kun voit keskustella sekä jakaa ja hallinnoida tehtäviä samassa palvelussa, missä allekirjoitukset tapahtuvat.

luvitus_user_rights

Järjestä sähköisiä äänestyksiä

Voit hoitaa myös sähköiset äänestykset SignSpace-palvelun kautta. Äänestyspyyntöön voit lisätä tiedot, joihin osallistujien on tutustuttava ennen äänestämistä ja seurata äänestyksen tilannetta palvelussa reaaliaikaisesti.

johto_cord

Integroi omiin järjestelmiisi

Voit integroida SignSpace-palvelun osaksi omia järjestelmiäsi ja hyödyntää yksittäisiä ominaisuuksia tai palvelua kokonaisuudessaan myös rajapinnan kautta.

Sähköisen allekirjoittamisen ABC

Vinkkejä SignSpace-palvelun käyttöön

Parhaat hyödyt SignSpace-palvelusta saa, kun käyttää sen monipuolisia ominaisuuksia. Sähköinen allekirjoittaminen hoituu näppärästi myös SignSpace Key -mobiilisovelluksella. Lataa SignSpace Key sovelluskaupastasi.

Voit hyödyntää palvelua turvapostin tavoin tietoturvalliseen arkaluontoisten viestien ja dokumenttien lähettämiseen. Kaikki palveluun tallennetut dokumentit pysyvät Euroopan talousalueella.

Lisää oikeudet palveluun organisaatiossasi kaikille niitä tarvitseville, sillä käyttäjämäärissä ei ole rajoituksia. Voit luoda erilaisia käyttäjäryhmiä ja asettaa niille eritasoisia pääsyoikeuksia. Voit myös lähettää palvelussa tehtäviä esimerkiksi projektiin liittyen.

Seuraa allekirjoitusten etenemistä ja lähetä tarvittaessa muistutuksia, jotta sopimusten allekirjoitukset saadaan ajallaan.

Jos kaipaat tarkempaa opastusta tai koulutusta palvelun käyttöön, varaa itsellesi esittely.

sydan_heart

Helpotusta etätyöhön?

Voit kokeilla SignSpace-palvelua maksutta 4 viikon ajan.

Aloita maksuton kokeilu

Sähköisen allekirjoittamisen sanasto

Voisi kuvitella digitaalisen ja sähköisen allekirjoituksen olevan synonyymejä, mutta ne eroavat toisistaan huomattavasti. Tutustu alla termeihin ja vinkkaa ihmeessä meille, jos jokin termi puuttuu!

Digitaalinen allekirjoitus

  • Digitaalinen allekirjoitus on tietyntyyppinen sähköinen allekirjoitus, joka noudattaa tiukimpia lainmukaisuussäädöksiä.
  • Digitaalisessa allekirjoituksessa allekirjoitettavan dokumentin sisältö ja allekirjoittajan henkilöllisyys sidotaan toisiinsa.
  • Jokin luotettava taho on vahvistanut asiakirjan allekirjoittajan henkilöllisyyden (esim. pankki). Asiakirjan eheys eli muuttumattomuus allekirjoittamisen jälkeen voidaan todentaa.
  • Allekirjoitus on kiistämätön, mikä tarkoittaa, että allekirjoittaja ei voi uskottavasti kiistää allekirjoittaneensa asiakirjan.

eIDAS-asetus

eIDAS-asetuksessa määritellään kolme eritasoista sähköistä allekirjoitusta

  • sähköinen allekirjoitus
  • kehittynyt sähköinen allekirjoitus
  • hyväksytty sähköinen allekirjoitus

Sähköinen allekirjoitus

Sähköinen allekirjoitus, online-allekirjoitus tai e-allekirjoitus kattavat kaikki sähköisen allekirjoittamisen menetelmät. Yksinkertaisimmillaan sähköinen allekirjoitus voi olla kuva käsin kirjoitetusta allekirjoituksesta ja henkilöllisyyden varmentaminen passista. Tämä on monille tuttua postissa asioidessa, kun paketti kuitataan vastaanotetuksi allekirjoittamalla kosketusnäytölle.

Kehittynyt sähköinen allekirjoitus

Kehittyneessä sähköisessä allekirjoituksessa allekirjoittaja voidaan yksilöidä ja allekirjoitus liittää henkilöön niin, että mahdolliset muutokset tiedoissa voidaan huomata. Jos allekirjoitettua asiakirjaa muutetaan jälkikäteen, aiemmin tehty allekirjoitus ei täsmää muutetun asiakirjan sisällön kanssa.

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus on kaikista järein sähköisen allekirjoituksen tyyppi ja useimpien yritysten tarpeisiin liikaa. eIDAS-asetuksessa on liuta vaatimuksia hyväksytylle allekirjoitukselle: mm.   tarkat tiedot varmenteista, allekirjoituksen validointitiedot (allekirjoittajan julkinen ja yksityinen avain) ja allekirjoittajan nimi tai salanimi. Jos haluat syventyä aiheeseen, voit lukea lisää Kyberturvallisuuskeskuksen eIDAS-palveluita käsittelevältä sivulta.

Suomessa ainoastaan Digi- ja väestötietovirasto tarjoaa hyväksyttyjä allekirjoitusvarmenteita.

Kevyt ja vahva tunnistaminen

Kevyen ja vahvan tunnistamisen ero on tunnistamistapa allekirjoitushetkellä. Sekä kevyellä että vahvalla tunnistamisen tasolla tehty sähköinen allekirjoitus on kuitenkin juridisesti täysin sitova. Tunnistautumisen tason valitsee yleensä allekirjoituspyynnön lähettäjä.

Kevyttä tunnistamista käytettäessä allekirjoittaja tunnistetaan esimerkiksi sähköpostiin tai tekstiviestillä saadun koodin tai linkin avulla. Tämä voi käytännössä mennä vaikkapa niin, että allekirjoittaja avaa allekirjoituspyynnön ja saa sitten sähköpostiinsa koodin, jonka syöttää allekirjoituspalveluun. Kevyt allekirjoitus on monessa tilanteessa riittävä tunnistamisen taso.

Vahva tunnistautuminen tarkoittaa, että käytetään jonkin luotettavan tahon tunnistamismenetelmää. Pankin myöntämät verkkopankkitunnukset ja mobiilivarmenne ovat yleisimpiä vahvoja tunnistamistapoja. Tunnistautumisen tekee vahvaksi se, että kyseinen luotettava taho (esimerkiksi pankki) vahvistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden.

Ota
yhteyttä