Onko yrityksessäsi päätetty, että on aika siirtyä sähköiseen allekirjoittamiseen? Hieno juttu, sillä sähköinen allekirjoittaminen vapauttaa resursseja muihin töihin. Samalla säästyy paperia ja esimerkiksi postituskuluja, allekirjoitusprosessista säästyvästä ajasta nyt puhumattakaan.
Jos olette aloittamassa sähköisten allekirjoituspalveluiden vertailun, kannattaa ensin vilkaista läpi tämä kokoamamme lista, mitä kaikkea kannattaa pitää mielessä sähköisiä allekirjoituksia tarjoavia palveluja vertaillessa.
Etkö ehdi nyt lukemaan koko juttua? Lataa itsellesi lyhyt muistilista sähköisen allekirjoituspalvelun valitsemiseen.
Mitkä ovat yrityksesi tarpeet sähköiselle allekirjoittamiselle?
Kun yrityksessäsi harkitaan sähköiseen allekirjoittamiseen siirtymistä, on aika miettiä, mitä ominaisuuksia sähköiseltä allekirjoituspalvelulta toivotaan ja tarvitaan. Sähköisen allekirjoittamisen lisäksi monessa palvelussa, kun on lisäksi muita toimintoja kuten arkistointi, viestintätyökalut, tehtävien hallinta, sopimushallinta, äänestys ja integraatiot muihin järjestelmiin. Kirjoita itsellesi lista vaatimuksista ja ala vertailemaan palveluntarjoajia!
Ketkä tulevat käyttämään sähköistä allekirjoitusta?
Tämän määrittely on tärkeää kahdesta syystä: osa palveluntarjoajista tarjoaa käyttäjämääriin perustuvaa hinnoittelua, jolloin voi olla järkevää rajata käyttäjien määrää. Riippuen käyttäjistä muilla allekirjoituspalvelun ominaisuuksilla voi myös olla suuri merkitys. Mieti, onko esimerkiksi tärkeää, että allekirjoittaminen onnistuu tien päällä?
Kevyt käyttöönotto vai sähköisten allekirjoitusten integraatio omiin järjestelmiin?
Erillisen palvelun käyttöönotto sellaisenaan on helppo ja vaivaton vaihtoehto. Varsinkin pienille ja keskisuurille yrityksille voi olla järkevää ottaa uusi palvelu heti käyttöön.
Useat palveluntarjoajat tarjoavat myös integraatiota omiin järjestelmiin osana omaa Enterprise-tason pakettiaan. Jos haluat integroitavan palvelun, on suositeltavaa pyytää ainakin muutamalta eri toimijalta tarjous, koska hinnoissa saattaa olla suuriakin eroja. Kannattaa muistaa, että Enterprise ei aina tarkoita kallista ja hidasta!
Ovatko asiakastuki ja käyttöohjeet helposti saatavilla?
Uusien palveluiden käyttöön tarvitaan usein jonkinlainen koulutus tai lyhyt läpikäynti. Jotta palvelusta saa kaiken irti, kannattaakin kouluttaa omaa henkilökuntaa. Yksi asiaa helpottava asia on tietenkin se, jos palveluntarjoajalla on hyvät ohjeet palvelun käyttöön ja lisäksi helposti tavoitettavissa oleva asiakastuki.
Mikä budjettisi on?
Hinnalla on tietenkin suuri vaikutus siihen, mitkä palvelut pääsevät harkintavaiheeseen. Palveluiden hinnoitteluun vaikuttaa allekirjoitusten määrä ja joissakin palveluissa myös edellä mainittu käyttäjämäärä. Lisäksi vahvan tunnistamisen mahdollisuus allekirjoittaessa vaikuttaa hinnoitteluun. Ennen kuin teet lopullisen valinnan, kannattaa hyödyntää monien sähköisten allekirjoituspalveluiden tarjoamat maksuttomat kokeilut.
Onko allekirjoituspalvelu tietoturvallinen?
Tarkasta, että palvelu täyttää lain vaatimukset. Ota lisäksi huomioon muut vaatimukset tietoturvalle, joita yrityksessäsi on. Katso esimerkiksi missä palveluun tallennetut tiedot säilytetään.
Oletko valmis vertailemaan palveluita? Kotimainen SignSpace-palvelu kannattaa ehdottomasti ottaa mukaan vertailuun – sillä on vahvoina plussina tietoturva, monipuoliset ominaisuudet ja maltillinen hinnoittelu. Lue, miksi kannattaa valita SignSpace.
Jotta sinun ei tarvitse ostaa sikaa säkissä, voit nyt kokeilla sähköistä allekirjoittamista ilmaiseksi 4 viikkoa ilman sitoumuksia.
SignSpace on Vastuu Groupin kehittämä ja Platform of Trustin tarjoama palvelu.
