”Kynät Pois ja digitalisoi allekirjoitusprosessisi.” Kuulostaako tämä toive tutulta, mutta yrityksessänne käytetään vielä kuitenkin perinteistä allekirjoitustapaa? Palvelun käyttöönotto ja vanhoista rutiineista siirtyminen saattaa kuulostaa pitkältä ja hankalalta prosessilta. Usein uusien palveluiden käyttöönotto vaatii käyttöönottokoulutusta, joten vanhat ”helpot” rutiinit houkuttelevat palaamaan siihen tuttuun ja turvalliseen. Perinteinen allekirjoittaminen on kuitenkin tunnetusti aikaa vievää ja epäekologista.
Ota käyttöön helposti ja laajenna käyttöä eri toimintoihin
Entäpä jos palvelun käyttöönotto olisikin helppoa ja mutkatonta? Esimerkiksi asiakkaamme HUS-kiinteistöt ottivat sähköisen allekirjoittamisen SignSpace-palvelun käyttöönsä ja ovat laajentaneet sen käyttöä moniin toimintoihin. ”Otimme SignSpace-palvelun käyttöön positiivisin mielin. Hyötyä haimme aluksi meille aikaa vievien sopimusten allekirjoittamiseen sähköisesti. Etenkin sisällön kommentointi ja vaadittavien asioiden yhteinen hyväksyntä saattoivat venyttää sopimuksen allekirjoitusta. Olemme laajentaneet SignSpace-palvelun käyttöä myös yhteistyökumppaneiden kanssa tekemiimme salassapitosopimuksiin. Lisäksi otimme sen henkilöstökäyttöön poissaoloilmoitusten hyväksymisprosessissa sekä kehityskeskustelujen ja ajopäiväkirjojen arkistoinnissa,” kertoo Alexander Kozlov HUS Kiinteistöiltä.
Tietoturvallinen kommunikointi ja allekirjoittaminen
Turvallinen ja tietoturvavaatimukset täyttävä allekirjoittaminen oli ehdottoman tärkeää, kun asiakkaamme kyberturvallisuusyhtiö Nixu Oyj otti SignSpace-palvelun käyttöönsä. ”Palvelun tarjoamien sähköisten allekirjoitusten turvallisuus ja luottamus ovat meille keskeisiä. Lisäksi digitaalisuus on meille tätä päivää myös siksi, että toimimme useassa maassa. Meille on tärkeää, että SignSpace on toteutettu hyvien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti ja tarjoaa eIDAS-asetuksen mukaiset, koko EU-alueella lainvoimaiset, sähköiset allekirjoitukset,” kommentoidaan Nixusta.
Tehokasta etätyöskentelyä sähköisen allekirjoittamisen avulla
Sähköinen allekirjoittaminen tuo helpotusta etätyöskentelyyn ja tehostaa sopimusprosesseja, kun kaikki voidaan hoitaa milloin ja mistä vain. Asiakkaamme Valtiontalouden tarkastusvirasto otti SignSpace-palvelun käyttöön keväällä: ”Otimme SignSpace-palvelun käyttöömme, kun siirryimme kokonaan etätyöhön ja suljimme toimitilamme koronavirustilanteen takia maaliskuussa. Olemme hyötyneet päätösten ja sopimusten sähköisestä allekirjoittamista erityisesti nyt poikkeustilanteessa, mutta hyötyjä tulee varmasti myös myöhemmin käytön laajetessa. SignSpace-palvelun käyttöotto on ollut yksinkertaista ja sujunut hyvin. Päätösten ja sopimusten sähköinen allekirjoittaminen ja arkistoituminen samanaikaisesti ovat tehostaneet asioiden käsittelyä ja asianhallintaamme.”
SignSpace-palvelu ei ole vain sopimusten allekirjoittamiseen, sillä esimerkiksi asiakkaamme Henkilöstöpalveluyritysten liitto HPL allekirjoittaa palvelussa muun muassa kokouspöytäkirjoja. ”Olemme kokeneet käteväksi, että myös kokouspöytäkirjat voidaan allekirjoittaa sähköisesti. SignSpace-palvelu on helppo ja mutkaton käyttää, ja allekirjoitetut asiakirjat on nopea arkistoida sähköisesti suoraan järjestelmästä. Varsinkin dokumentit, joissa on monta allekirjoittajaa, on sujuvaa hoitaa palvelun kautta.”
Sähköinen allekirjoitus on ekologinen vaihtoehto
Sähköinen allekirjoittaminen on ekologinen valinta ja monet asiakkaamme arvostavat sen tuomia säästöjä etenkin ympäristön kuormittamisen kannalta. Asiakkaamme Lahti Aqua Oy:n toiminnassa palvelu on tuonut selviä säästöjä. Janne Mäki-Petäjä kertoo SignSpace-palvelun käytöstä näin: ”Palvelu on virtaviivaistanut toimintaamme, kun erillistä allekirjoitustilaisuutta ei tarvitse järjestää eikä skannailla paperisia dokumentteja puolin ja toisin. Se säästää myös ympäristöä, kun turhilta ajokilometreiltä vältytään.”
Monet asiakkaamme toimivat ja matkustavat ympäri Suomea, jolloin sopimuksille saattaa kertyä paljon kilometrejä. Hemsö Fastighets AB:lla toimitaan laajasti ympäri Suomea, jonka vuoksi sähköiseen allekirjoittamiseen siirtyminen oli jo yksinään ympäristöteko. ”Aiemmin allekirjoitusprosessia hidasti se, että Hemsöllä usein on kaksi allekirjoittajaa ja väkemme liikkuu paljon ympäri Suomea. Käytännössä palvelu on nopeuttanut merkittävästi allekirjoitusprosessia, säästänyt luontoa sekä mahdollistanut osaltaan etätyöskentelyä.”
Kiinnostuitko sähköisestä allekirjoittamisesta? Voit nyt kokeilla sähköistä allekirjoittamista ilmaiseksi 4 viikkoa ilman sitoumuksia.
