Etätyön yleistyessä projektit siirtyvät yhä enenevissä määrin etäyhteyden välityksellä toteutettaviksi. Yhteydenpitoon käytetään usein monia eri järjestelmiä: viestittelyyn esimerkiksi Slackia, videopuheluihin Teamsia ja dokumenttien jakoon sähköpostia. Eri järjestelmien käyttö näyttäytyy käytännön haasteina, kuten esimerkiksi kadonneina sähköposteina tai viestikeskusteluina. Dokumenttien tai esimerkiksi yhteystietojen jako sähköpostin välityksellä ei ole myöskään se tietoturvallisin vaihtoehto.
Yhden pysähdyksen taktiikka sopimusten hallintaan
Työskentelyn toimivuuden ja tehokkuuden kannalta kaikki kommunikointi ja yhteistyö kannattaa tehdä yhdellä välineellä. Näin projektin osalliset pysyvät paremmin mukana yhteistyössä ja työskentely on tehokkaampaa. Aikaa ja kustannuksia säästyy, kun asiat hoidetaan keskitetysti. Dokumenttien vaihtoon liittyvää erillistä sähköpostia tai muuta viestittelyä ei tarvita, vaan kaikki voidaan hoitaa yhden pysähdyksen taktiikalla. Helppoa, eikö?
SignSpace-palvelussa voit hoitaa projektin kaiken viestinnän ja dokumenttien hallinnan. Voit perustaa projektillenne oman ryhmän, jossa voitte keskustella, jakaa tehtäviä ja lähettää dokumentteja. Siellä voit myös lähettää allekirjoituspyyntöjä projektin osallisille. SignSpace-palvelu toimii yli organisaatiorajojen ilman käyttäjämäärien rajoituksia tietoturvallisesti ja luotettavasti. Allekirjoitetut asiakirjat arkistoituvat 10 vuodeksi automaattisesti palveluun ja niiden lähettäminen palvelussa on tietoturvallista. Kaikki palveluun tallennetut sisällöt tallennetaan salattuna Euroopan talousalueella sijaitseville palvelimille, ISO 27001 -sertifioidussa ympäristössä.
Tietoturvallinen dokumenttien hallinta ja allekirjoittaminen
Dokumenttien hallinta ja allekirjoittaminen on turvallista SignSpace-palvelussa. Allekirjoituspyynnön lähettäjä voi esimerkiksi halutessaan edellyttää, että allekirjoittajan sähköpostiosoite on varmennettu tai että allekirjoittaja on tunnistettu vahvasti. Palveluun luoduille työtiloille voi myös määrittää omistajan, joka päättää työtilan käyttöoikeuksista.
SignSpace-palvelussa asiakirjoja voi allekirjoittaa helpoimmillaan sähköisellä allekirjoituksella sähköpostin ja PIN-koodin avulla tai edellyttämällä käyttäjältä vahvaa sähköistä tunnistautumista tai kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta. Vaativiinkin tarpeisiin riittää kehittynyt sähköinen allekirjoitus, jolloin allekirjoittaminen tehdään käyttäjän mobiililaitteelle tallennetulla yksityisellä allekirjoitusvarmenteella.
Sähköinen allekirjoitus kaikkiin tarpeisiin
Erilaiset käyttäjän tunnistustasot ja kahdentasoiset sähköiset allekirjoitukset mahdollistavat sen, että kullekin allekirjoitukselle voi valita sopivimman tunnistustason. Jos allekirjoitetaan vakiintuneeseen yhteistyöhön liittyviä asiakirjoja (tarkastuspöytäkirjat, muistiot, muutospyynnöt, jne.), toisensa tuntevien osapuolten välillä, usein riittää, että allekirjoittaja tunnistetaan kevyesti sähköpostiosoitteen ja PIN-koodin avulla.
Vastaavasti asiakirja, jolla on iso taloudellinen merkitys vielä vuosien päästä, on turvallisinta allekirjoittaa kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella, jossa allekirjoittajan luotettavan tunnistamisen lisäksi allekirjoitus on tehty allekirjoittajan hallussa olevalla yksityisellä allekirjoitusvarmenteella. Tällöin allekirjoittajan luotettava tunnistus, allekirjoituksen ja allekirjoitetun asiakirjan ja samassa yhteydessä allekirjoitettujen liitteiden alkuperäisyys ja muuttumattomuus on todennettavissa jälkikäteen.
Allekirjoita sekunneissa SignSpace Key -sovelluksella
Käyttäjä voi tehdä kehittyneitä sähköisiä allekirjoituksia ilmaisella SignSpace Key -mobiilisovelluksella. SignSpace Key -mobiilisovelluksen käyttö myös nopeuttaa itse allekirjoitustapahtumaa, koska sen avulla allekirjoittaja voi hyväksyä allekirjoituksen mobiililaitteeseensa tallennetuilla biometrisillä tunnisteilla, kuten sormenjäljellä tai pääsykoodilla. Näin esimerkiksi paljon dokumentteja allekirjoittava henkilö pystyy hoitamaan allekirjoitukset milloin ja mistä vain. Sormenjäljellä allekirjoittaminen vähentää todennetusti allekirjoituksiin käytettävää aikaa.
Siirrä sinäkin projektisi seuraavalle verkkoon ja ota SignSpace yrityksesi käyttöön!
Voit nyt kokeilla sähköistä allekirjoittamista ilmaiseksi 4 viikkoa ilman sitoumuksia.
SignSpace on Vastuu Groupin kehittämä ja Platform of Trustin tarjoama palvelu.
