Pilvipalvelupohjaiset vaihtoehdot mahdollistavat reaaliaikaisen yhteistoiminnan, tietoturvallisen arkistoinnin ja tehokkaan viestinnän ja haastavat siten monia perinteisiä työvälineitä, kuten sähköpostin, paperikopiot ja mapit. Mitä käytännön etuja on siirtyä viestinnässä ja tiedostonhallinnassa pilvipalvelupohjaiseen alustaan?
Hoida kommunikointi sähköisesti yhdessä paikassa
Sähköpostien edestakainen lähettely, viestiketjujen paisuminen sekä liitteiden ja vastaanottajien putoaminen vauhdista on monelle tuttu ongelma. Sähköpostitse tapahtuvassa viestinnässä ja dokumenttien jakamisessa tieto jää helposti epämääräisiin viestiketjuihin ja liitetiedoston tuoreinta versiota metsästetään kissojen ja koirien kanssa.
Tehtävien hallinta ja tiedostojen jakaminen sähköisessä palvelussa tehostavat työtä, koska kaikki aiheeseen liittyvä viestintä ovat aina reaaliaikaisesti saatavilla kaikille osapuolille. Esimerkiksi organisaatioiden ja ihmisten väliseen tehokkaaseen toimintaan tarkoitettu SignSpace-allekirjoituspalvelu toimii juuri näin ja pitää samalla huolen siitä, että tieto ei siiloudu tai katoa työpaikkaa vaihtaneen työntekijän sähköpostin perukoille.
Turvallisempi kuin sähköpostisi tai kassakaappisi
Pilvipalvelut tarjoavat yleisesti hyvän tietoturvan ja tiedostoille turvallisen tallennuspaikan. Vaikka tietokoneesi hajoaisi, sähköiseen järjestelmään tallennetut tiedot eivät katoa, vaan odottavat sinua seuraavalla sisäänkirjautumisellasi. Me menimme SignSpace-palvelun turvallisuuden kanssa vielä astetta pidemmälle. Palvelun tietoturva auditoidaan säännöllisesti ja kaikki siellä oleva tieto tallennetaan salattuna Euroopan talousalueella sijaitseville ISO 27001 -sertifioiduille palvelimille.
Palvelun käyttö vaatii vahvan tunnistautumisen joko mobiilivarmenteen tai pankkitunnusten avulla, mikä luo edellytykset luottamukselliselle yhteistyölle ja tiedonjaolle. Palvelun käyttö ja tietoon pääsy voidaan suojata aina käyttötarkoituksen mukaisesti niin, että määriteltyyn tietoon pääsy on vain vahvasti tunnistetuilla nimetyillä henkilöillä. Samoin allekirjoitukset voidaan tehdä eritasoisina ja eri tasoista allekirjoittajan tunnistamista vaatien.
Tiedostonäkymä tekee elämästäsi helpompaa
Sopimukset joutuvat usein hukkaan sähköpostin uumeniin tai epämääräisiin kansioihin, eikä uusin versio ole aina kaikkien saatavilla. Sen sijaan sähköiseen palveluun tallennettu aineisto tekee tiedostojen hallinnasta yksinkertaista ja yhteistoiminnasta helppoa, kun uusin versio löytyy aina samasta paikasta – joka tällä kertaa ei ole kollegasi roskapostikansio. SignSpace-palvelun tiedostonhallintanäkymässä viestiketjuihin liitettyihin tiedostoihin pääseekin helposti ja keskitetysti käsiksi. Työskentelyä sujuvoittavat myös muut ketterät toiminnot, kuten mahdollisuus luoda tehtäviä ja työnkulkuja itselle tai muille.
Sähköinen arkisto ei haperru
Yritysten välisestä liiketoiminnasta suuri osa perustuu sopimuksiin. Paperisten sopimusten arkistoiminen on työlästä ja vie tilaa, ja usein sopimukset ja muut dokumentit hukkuvat fyysisen arkiston perukoille yhdessä pölyn kanssa.
Sähköiset alustat ovat luotettavia paikkoja dokumenttien ja sopimusten säilyttämiseen, ja sähköisestä arkistosta ne myös löytyvät helposti. SignSpace-palveluun lisättyjä sopimuksia ei tarvitse tulostaa edes allekirjoittamista varten, koska sopimusdokumentit voidaan allekirjoittaa suoraan palvelussa. Näin tulostamiselta, allekirjoittamiselta ja skannaamiselta vältytään täysin. Sähköiseen muotoon tallennettu arkisto ei paperiversioiden tavoin haperru, ja SignSpace säilyttää allekirjoitettuja dokumentteja vähintään 10 vuotta ilman lisämaksua.
SignSpace-palvelun ehdoton etu on se, että samalla kertaa voi allekirjoittaa sopimuksen ja sen kaikki liitteet. Ja kaikissa allekirjoitetuissa PDF-muotoisissa sopimusdokumenteissa listataan allekirjoitettuun sopimuspakettiin kuuluneet dokumentit. Liitteet eivät enää joudu hukkaan eikä jää epäselväksi, mikä liite oli mukana allekirjoitetussa paperipinossa.
Pilvipalvelupohjaisiin järjestelmiin voi kirjautua usealla laitteella
Pilvipalveluiden etuna on mahdollisuus työskennellä missä vain ja millä laitteella tahansa. Koska kaikki palveluun tallennettu data on tallessa sähköisessä ympäristössä, ei järjestelmän käyttö ole riippuvainen yhdestä laitteesta tai sille tallennetuista tiedoista. Tämä helpottaa työskentelyä ja tekee etätyön ja mobiilikäytön yksinkertaiseksi.
Käyttöönotto on yksinkertaista ja nopeaa
Pilvipalvelupohjaisten järjestelmien käyttöönotto on kevyttä ja yksinkertaista. Usein se edellyttää vain käyttäjätunnusten luomista ja sopivan palvelutason valitsemista, joiden jälkeen tositoimet voivat alkaa. Palvelut ovat monesti helppokäyttöisiä ja intuitiivisia eivätkä vaadi käyttöohjeiden tankkaamista aamuyön tunteina.
Mukautuvuus ja integroitavuus ovat yleisesti pilvipalveluiden etuja. Niiden rajapinnat mahdollistavat integraatiot muihin järjestelmiin, mikä yksinkertaistaa päivittäistä työtä. SignSpace integroituukin saumattomasti osaksi yrityksen omia järjestelmiä, ja se hyödyntää lukuisia standardiratkaisuja ja komponentteja. API-dokumentaatio, esimerkkikoodi ja partneritiimi auttavat tarvittaessa räätälöinnissä.
Palvelu skaalautuu tarpeidesi mukaan
Pilvipalvelupohjaiset palvelut syrjäyttävät ohjelmistolisenssien perinteiset suuret hankintakustannukset tarjoamalla skaalautuvan ja läpinäkyvän hinnoittelun, joka joustaa käyttäjän tarpeiden ja käyttöasteen mukaan. Hinnat mukautuvat esimerkiksi käyttäjämäärän, haluttujen ominaisuuksien tai tarvitun tallennuskapasiteetin perusteella. Näin toimii myös SignSpace, jonka maltillinen ja läpinäkyvä hinnoittelu muuntuu käyttäjämäärän ja tallennustilan perusteella erikokoisten organisaatioiden tarpeisiin.
SignSpace on sähköisen allekirjoittamisen palvelu, joka tehostaa työskentelyä ja helpottaa tiedostojen hallintaa. Tutustu lisää ja tilaa palvelu käyttöösi täältä:
SignSpace on Vastuu Groupin kehittämä ja Platform of Trustin tarjoama palvelu.
