Sähköinen allekirjoittaminen tarkoittaa juuri sitä, miltä se kuulostaakin, eli dokumenttien allekirjoittamista digitaalisten palvelujen avulla. Sähköisen allekirjoittamisen palveluita on monenlaisia ja osa niistä voidaan myös integroida osaksi yrityksen jo käyttämiä järjestelmiä ja prosesseja. Allekirjoittaja tunnistetaan sähköisesti ennen allekirjoittamista tai allekirjoitusprosessin aikana, joten sähköinen allekirjoitus on luotettava ja lainvoimainen.
Miksi käyttää sähköistä allekirjoitusta?
Syitä siirtyä sähköiseen allekirjoittamiseen on monia. Ensinnäkin allekirjoittaminen sähköisesti onnistuu missä vain ja milloin vain – kunhan käytössäsi on toimiva verkkoyhteys. Sopimuksia ei tarvitse enää kiikutella paikasta toiseen eikä pelätä jonkin tärkeän sopimuksen katoamista. Kaikki sopimusosapuolet pääsevät lisäksi käsiksi allekirjoitettuun tiedostoon tarvittaessa myös jälkikäteen. Eikö olekin helpompaa hakea sopimus sähköisestä palvelusta ja antaa tarvittaville henkilöille siihen pääsy, kuin kaivaa arkistokaappeja toimistolla?
Sähköinen allekirjoittaminen säästää myös luontoa paperin käytön vähenemisen myötä. Voit testata KiRa HUBin Kynät pois -haasteen laskurilla, miten paljon aikaa, rahaa ja luontoa säästyy siirtymällä sähköiseen allekirjoittamiseen.
Plussaa on myös se, että allekirjoitetun dokumentin muuttumattomuuden ja aitouden voi todentaa myöhemmin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että voit tarkistaa, että dokumenttiin ei ole tehty muutoksia sen allekirjoittamisen jälkeen. Tarkistus tehdään palveluntarjoajasta riippuen esimerkiksi lataamalla allekirjoitettu asiakirja erilliseen työkaluun, joka tarkastaa asiakirjan aitouden.
Milloin sähköistä allekirjoitusta voi käyttää?
Sähköinen allekirjoitus vastaa perinteisen allekirjoituksen lainvoimaisuutta, joten sitä voidaan käyttää samoissa tilanteissa kuin kynää ja paperiakin. Koska monessa palvelussa lisäksi on mahdollisuus valita kevyt tai vahva tunnistaminen, sähköisellä allekirjoituksella on jopa enemmän käyttötarkoituksia kuin perinteisellä allekirjoittamisella. Näin voi olla esimerkiksi sellaisessa tapauksessa, jossa on ehdottoman tärkeää voida varmistaa allekirjoitetun dokumentin aitous.
Kuka voi käyttää sähköistä allekirjoitusta?
Sähköinen allekirjoitus taipuu moneen tarpeeseen. Yksityishenkilö voi esimerkiksi saada allekirjoitettavakseen vuokrasopimuksen tai pankilta tilisopimuksen. Allekirjoittaminen onnistuu tällöin tunnistautumalla palveluun omilla pankkitunnuksilla.
Miten tehdään sähköinen allekirjoitus?
Usein yritysten tarpeisiin sopii parhaiten sähköinen allekirjoituspalvelu, jossa on mahdollisuus valita joko kevyt tai vahva tunnistamisen taso. Vahva tunnistaminen tarkoittaa nimensä mukaisesti sitä, että allekirjoittava henkilö on tunnistettu vahvasti. Kevyt tunnistaminen tarkoittaa puolestaan allekirjoittajan tunnistamista esimerkiksi sähköpostin varmennuksella. Eli käytännön esimerkkinä: allekirjoittamisen aikana allekirjoittajaa pyydetään tunnistautumaan kertakäytöisellä sähköpostiin lähetetyllä turvakoodilla. Vahva tunnistaminen tehdään puolestaan vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, esimerkiksi pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Kaikki sähköisen allekirjoituksen palveluntarjoajat eivät tarjoa mahdollisuutta vahvaan tunnistamiseen, joten se kannattaa ottaa huomioon palveluita vertaillessa.
Olisiko aika siirtyä vertailemaan sähköisen allekirjoittamisen palveluita?
