Henkilöstöhallinnon rutiineihin kuuluu paljon paperihommaa. On työsopimuksia ja muita asiakirjoja, kuten perhevapaa-, osa-aikatyö- ja etätyösopimuksia, joita täytyy tulostella ja kiikuttaa ympäriinsä allekirjoitettavana. Ja allekirjoituksen jälkeen on vielä se työläs skannaus ja arkistointi. Tässä HR:n loputtomalta tuntuvassa paperirumbassa auttaa, kun ottaa käyttöön sähköisen allekirjoituspalvelun, joka arkistoi dokumentit automaattisesti.
Paperihommista aikaa henkilöstöstä huolehtimiseen
Sähköinen allekirjoittaminen helpottaa hallinnollista työtä ja säästää siten yrityksen resursseja ja rahaa. Kun allekirjoitus onnistuu muutamalla klikkauksella, sopimuksia ei tarvitse enää tulostaa, skannailla, postittaa ympäriinsä tai lähettää sähköpostitse edestakaisin. Voit keskittyä oleelliseen, eli henkilöstöstä huolehtimiseen tai uusien talenttien etsintään, kun paperien pyörittämiseen ei kulu niin paljoa aikaa.
On sanomattakin selvää, että sähköistä allekirjoitusta käyttävien henkilöiden ei tarvitse olla allekirjoitusta varten samassa fyysisessä tilassa. Etätöitä tekevien työntekijöiden ei siis tarvitse erikseen tulla käymään toimistolla vain allekirjoittaakseen dokumentteja. Näin myös työntekijöidesi arvokasta aikaa säästyy muihin tärkeämpiin hommiin, kuin toimistolle matkaamiseen allekirjoitusten tekemisen vuoksi.
”Sähköisen allekirjoituksen ja vahvan tunnistautumisen avulla pystymme hoitamaan esimerkiksi työsopimusten allekirjoitukset näppärästi etänä ilman toimistolla käyntiä. Uuden työntekijän henkilöllisyys on yleensä tarkistettu passista tai henkkareista, mutta vahva tunnistautuminen pankkitunnuksilla allekirjoituksen yhteydessä hoitaa tämän näppärästi, nopeasti ja tietoturvallisesti etäyhteyksillä”, Vastuu Groupin HR-johtaja Amanda Ojanen kuvailee sähköisen allekirjoituksen tuomia hyötyjä.
Arkistoi huoletta ja löydä vaivatta
SignSpace on asiakkaidemme sanoin helppo ja mutkaton allekirjoituspalvelu, joka hoitaa sähköisen allekirjoituksen ja dokumenttien arkistoinnin. Tämä kaikki tapahtuu vieläpä tietoturvallisesti, sillä kaikki allekirjoitetut asiakirjat arkistoituvat SignSpace-palvelussa automaattisesti ja ISO 27001 -sertifioidusti kymmeneksi vuodeksi salattuna Euroopan talousalueella oleville palvelimille.
Kaikki samaan asiaan liittyvät asiakirjat tallentuvat samaan paikkaan ja ovat helposti löydettävissä aina tarvittaessa, joten työsopimusten liitteet eivät enää katoa arkistokaappien tai tiedostokansioiden mustaan aukkoon. Kaikki sopimuksen osapuolet löytävät allekirjoittamansa asiakirjan liitteineen palvelun arkistosta tarpeen niin vaatiessa.
Monien mahdollisuuksien sähköinen allekirjoituspalvelu
Jos yrityksessäsi on käytössä Sympa HR -järjestelmä ja SignSpace-palvelun enterprise-lisenssi, voit tehdä allekirjoituspyyntöjä helposti suoraan Sympan kautta integraation avulla. Tämä helpottaa allekirjoitusten pyytämistä entisestään, sillä sinun ei tarvitse siirtyä järjestelmästä toiseen. Voit ladata allekirjoitettavan sopimuksen Sympaan, pyytää allekirjoituksen muutamalla klikkauksella ja antaa SignSpace-palvelun hoitaa taustalla omat taikansa!
SignSpace-palvelusta löytyy myös näppärä äänestysominaisuus, jonka avulla voit helposti kartoittaa henkilöstösi mielipidettä eri asioista, kuten vaikkapa luottamusmiehen valinnasta, tai järjestää hallituksen äänestyksiä. Äänestykset voi toteuttaa joko avoimina tai suljettuina äänestyksinä riippuen siitä, halutaanko vastaukset pitää anonyymeinä.
Unohda paperien pyörittely ja ota sähköinen allekirjoitus käyttöösi jo tänään! Voit kokeilla SignSpace-palvelua ilmaiseksi neljän viikon ajan ilman sitoumuksia.
