SignSpace on sähköisen allekirjoittamisen palvelu, joka mahdollistaa lisäksi tietoturvallisen kommunikoinnin, tehtävien hallinnan, tehtäväpyyntöjen jakamisen, sopimusten katselmoinnin ja jakamisen sekä asiakirjojen ja keskustelujen arkistoinnin. Myös erilaiset sähköiset äänestykset onnistuvat palvelussa näppärästi. Palvelussa yritykset voivat jakaa, hyväksyä ja hallinnoida haluamaansa digitaalista sisältöä tietoturvallisesti.
Miten SignSpace toimii?
Sähköisen allekirjoituspyynnön tekeminen SignSpace-palvelun avulla on helppoa. Allekirjoituspyynnön tekijä lisää viestiin allekirjoitettavan dokumentin sekä vastaanottajaksi kaikki ne henkilöt, joiden allekirjoituksen hän dokumenttiin haluaa ja lähettää allekirjoituspyynnön hetkessä eteenpäin.
Allekirjoituspyynnön vastaanottaja saa sähköpostiinsa allekirjoituskutsun, josta hän siirtyy allekirjoittamaan asiakirjan kätevästi esimerkiksi puhelimen lukituskoodin avulla. Tämän jälkeen allekirjoitettu asiakirja arkistoituu palveluun ja allekirjoitettu asiakirja sekä siihen liittyvä keskustelu ovat löydettävissä palvelusta myöhemmin.
Allekirjoituspyyntöjä, viestejä ja tehtäväpyyntöjä voi helposti lähettää kenelle tahansa yhteistyökumppanille huolimatta siitä, onko sopimuskumppani aiemmin käyttänyt palvelua. Allekirjoittaminen ei edellytä rekisteröitymistä, mutta käyttäjä voi halutessaan luoda tilin palveluun. Allekirjoittamista ilman tarvetta rekisteröityä tarjotaan aina rekisteröitymättömille käyttäjille ensisijaisena vaihtoehtona.
Sähköpostitse allekirjoituspyynnön saaneen henkilön ei tarvitse maksaa allekirjoittamisesta tai palvelun perustoiminnallisuuksien käytöstä. Kehittäjäystävällinen sovellusliittymä mahdollistaa SignSpace-integroinnin yrityksen muihin tietojärjestelmiin.
Mitä hyötyä sähköisestä allekirjoittamisesta on?
Sähköistä allekirjoitusratkaisua käyttämällä vältytään paperisten asiakirjojen skannaamiselta, tallentamiselta, arkistoinnilta ja postittamiselta. Allekirjoitusten ja tehtävänkulkujen sähköistäminen nopeuttaa prosesseja, kun asiakirjat ovat vastaanottajan tarkasteltavissa ja allekirjoitettavissa välittömästi. Tämä säästää aikaa ja rahaa.
SignSpace mahdollistaa tiedon turvallisen jakamisen, tallennuksen ja yhteiskäytön. Sähköinen allekirjoitus ja sähköiset tehtävänkulut ovat turvallisempia ja luotettavampia kuin sähköpostin käyttö tai paperille raapustetut allekirjoitukset. Sähköisen työnkulun ansiosta manuaaliselle työlle tyypilliset virheet vähentyvät ja tiedostojen muuttumattomuudesta sekä allekirjoittajien henkilöllisyydestä voidaan varmistua.
Allekirjoita ja arkistoi tietoturvallisesti yhdessä palvelussa
Allekirjoittamisen tietoturva paranee sähköistä allekirjoitusta käytettäessä, sillä riski asiakirjojen päätymisestä ulkopuolisille pienenee. Sähköinen allekirjoitus on lainsäädännölliseltä asemaltaan vastaava kuin perinteinen käsin kirjoitettu allekirjoitus. Sähköiset allekirjoitukset ovat EU-alueella yhdenmukaisesti säädeltyjä ja luotettuja ristiin jäsenvaltioiden kesken. Sähköisen allekirjoituksen pätevyyttä EU:ssa säätelee eIDAS-asetus (910/2014).
Kaikki sopimukset, asiakirjat, tehtäväpyynnöt ja niihin liittyvät keskustelut tallentuvat järjestelmään automaattisesti eikä erillistä sopimusarkistoa tarvita. Paperisten asiakirjojen määrä vähenee ja arkistojen tilantarve pienenee. Palvelussa sisältöihin voi lisätä tägejä tai ne voi jakaa käyttäjäryhmien välillä, jotta tarvittavat tiedot on helppo löytää myöhemmin. Palvelusta on myös helppo löytää jälkeenpäin kaikki asiaan liittyvät keskustelut ja dokumentaatio.
Toisinaan yrityksissä on tarve lähettää sähköisesti tietoja, jotka eivät arkaluontoisuutensa vuoksi sovellu lähetettäväksi sähköpostilla, kuten esimerkiksi henkilötietoja. SignSpace-palvelua voi huoletta käyttää myös tietoturvalliseen kommunikointiin, sillä henkilötiedot tallentuvat Euroopan talousalueella sijaitseville palvelimille.
Kiinnostuitko sähköisestä allekirjoittamisesta? Voit nyt kokeilla sähköistä allekirjoittamista ilmaiseksi 4 viikkoa ilman sitoumuksia.
SignSpace on Vastuu Groupin kehittämä ja Platform of Trustin tarjoama palvelu.
