Oletko koskaan miettinyt, kuinka paljon sopimusten ja muiden asiakirjojen allekirjoitusprosessit vievät aikaa? Kuinka kalliiksi sopimusten käsittelyprosessit ja arkistointi tulevat yrityksellesi? Entä kuinka paljon asiakirjojen printtaaminen ja edestakaisin kuljettaminen kuormittavat ympäristöä? Onko mielessäsi käynyt, että paperinen asiakirja voi helposti joutua vääriin käsiin?
Sopimusten tekeminen tulostamalla ja allekirjoittamalla kynällä on vielä normaali käytäntö monissa yrityksissä. Siirtyminen sähköisiin ratkaisuihin saattaa kuulostaa työläältä, mutta paperilla tehtyjen sopimusten käsittely ja arkistointi on yksinkertaisimmillaankin aikaa vievää, kallista ja tehotonta.
Miksi sähköinen allekirjoitus on paperista parempi ratkaisu?
-
Tehokkuus ja ajansäästö. Sähköistä ratkaisua käyttämällä vältytään ylimääräiseltä paperisten asiakirjojen tulostamiselta, skannaamiselta, arkistoinnilta ja postittamiselta. Allekirjoitusprosessi nopeutuu, kun kaiken voi tehdä sähköisesti ja allekirjoitettava asiakirja on vastaanottajan tarkasteltavissa välittömästi ja palautettavissa ilman turhia viiveitä.
-
Sähköisessä allekirjoituksessa on parempi tietoturva. Sähköinen allekirjoitus paperista allekirjoitusta turvallisempi ja luotettavampi. Sähköissä työnkulussa manuaaliselle työlle tyypilliset virheet vähentyvät. Samalla materiaalin muuttumattomuudesta sekä allekirjoittajien henkilöllisyydestä voidaan varmistua. Tietoturvaa parantaa myös se, että sähköistä ratkaisua käytettäessä riski asiakirjojen päätymisestä ulkopuolisille pienenee.
-
Helpompi arkistointi sopimusarkistolla. Kaikki sopimukset ja niihin liittyvät keskustelut tallentuvat käytettävään järjestelmään, etkä tarvitse erillistä sopimusarkistoa ulkoisessa järjestelmässä. Sähköisestä palvelusta on myös helppo löytää jälkeenpäin kaikki asiaan liittyvä dokumentaatio. Paperisten asiakirjojen määrä vähenee ja arkistojen tilantarve pienenee.
-
Sähköisen allekirjoituksen helppokäyttöisyys. Sähköinen allekirjoitusprosessi on liitettävissä osaksi yrityksen dokumenttienhallinnan järjestelmiä, asiakashallintaan, HR:ään sekä toiminnanohjaukseen, jolloin kaikki sopimusten käsittely ja hallinta on täysin sähköistä. Sähköinen allekirjoitus ei ole sidottu fyysiseen paikkaan, sillä sen voi tehdä missä tahansa.
-
Ympäristö kiittää. Sähköinen allekirjoitus on helppouden lisäksi ympäristöystävällistä. Allekirjoitusprosessien digitalisointi vähentää paperisten dokumenttien käyttöä. Samalla se vähentää ympäristön kuormitusta, sillä paperisia asiakirjoja ei tarvitse kuljettaa paikasta toiseen.
Haluaisitko siirtyä allekirjoittamaan sähköisesti? Voit kokeilla SignSpace-palvelua 4 viikkoa maksutta ilman sitoumuksia.
SignSpace on Vastuu Groupin kehittämä ja Platform of Trustin tarjoama palvelu.
