Rakennusala ei perinteisesti ole ollut kovin digitalisoitunut toimiala, mutta viime vuosina ala on ottanut harppauksia eteenpäin. Esimerkiksi KiraHub haastoi kiinteistö- ja rakentamisalan Kynät Pois -kampanjaan, jolla vauhditetaan alan digitalisaatiota. Olemme Vastuu Groupilla vahvasti mukana kiinteistö- ja rakentamisalan murroksessa ja digitalisoimisessa. Haluamme tarjota palveluita, joiden avulla rakentamisen tehokkuus ja laatu paranevat. Yksi yritysten digiloikkaa mahdollistava palvelumme on sähköisen allekirjoituksen palvelu SignSpace.
Enemmän kuin sähköinen allekirjoituspalvelu
SignSpace on kuitenkin muutakin kuin pelkkä sähköinen allekirjoituspalvelu. Se mahdollistaa allekirjoittamisen lisäksi muun muassa sopimusten katselmoinnin, jakelun ja arkistoinnin sekä keskustelun allekirjoitettavista dokumenteista. SignSpace-palvelussa on myös äänestysominaisuus, jonka avulla esimerkiksi taloyhtiökokouksien äänestykset hoituvat näppärästi joko suljettuina tai avoimina äänestyksinä.
Korkean tietoturvatasonsa ansiosta palvelussa voi huoletta jakaa myös materiaalia, joka ei tietoturvavaatimusten vuoksi sovi jaettavaksi sähköpostilla. SignSpace-palvelussa yrityksen yhteinen tieto ei jää työntekijöiden sähköposteihin, vaan se on kaikkien asianosaisten saatavilla. Samalla palvelu on myös helposti skaalattavissa ja integroitavissa muihin järjestelmiin, ja mukautuu siksi erilaisten yritysten erilaisiin tarpeisiin.
Siirtyminen sähköisiin toimintamalleihin kannattaa
Sähköisen allekirjoittamisen ratkaisuja on ollut markkinoilla jo pidemmän aikaa. Tarjonnasta huolimatta monilla kiinteistö- ja rakentamisalan toimijoista sopimusten allekirjoittaminen tapahtuu edelleen kynällä ja paperilla, ja siirtyminen paperiin pohjautuvista allekirjoituksen malleista sähköisiin prosesseihin on vasta aluillaan. Kynät pois -haastekampanjassa tutkittiin, että vain 3 % kiinteistö- ja rakentamisalan toimijoista allekirjoittaa dokumenttinsa täysin digitaalisesti.
Siirtyminen sähköisiin toimintamalleihin hyödyttää yritystä monella tavalla - kuten digitalisaatio ylipäänsäkin. Kun tarvittava data on oikea-aikaisesti kaikkien osapuolien saatavilla, virheet vähenevät ja työskentely tehostuu. Dokumentteja ja niiden versioita ei tarvitse enää kierrättää printteinä tai sähköpostin välityksellä, vaan ja niistä keskusteleminen onnistuu SignSpace-palvelussa.
Sähköinen allekirjoitus on turvallisempi kuin paperille tehty, sillä sähköisen allekirjoituksen tekijältä voidaan edellyttää vahvaa tunnistautumista. Kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella saadaan tehtyä yhdellä kertaa luotettava allekirjoittajan tunnistaminen, asiakirjan allekirjoitus sekä asiakirjan ja allekirjoituksen alkuperäisyyden ja muuttamattomuuden varmistaminen. Samalla päästään eroon työläästä paperiallekirjoituksesta, joka vaatii usein sopimusten skannausta, postittamista ja arkistointia.
Olisiko sinunkin jo aika hypätä digitalisaation kelkkaan ja sähköistää yrityksenne allekirjoitukset?
