Häämöttääkö taloyhtiön yhtiökokous jo näköpiirissä? Monet työskentelevät nyt kotitoimistoiltaan käsin, ja myös taloyhtiöiden kokousten järjestelyjä on mietittävä uusiksi vallitsevan tilanteen ja suositusten vuoksi. Kokousten pitämiseen etäyhteyksin on monia maksuttomia palveluita, mutta kannattaa varmistaa, että käytettävä palvelu on myös tietoturvallinen.
Taloyhtiön kokousta edeltää paperirumba
Yhtiökokouksiin liittyy kiireinen päätöksentekorumba, kun erilaiset dokumentit ja pöytäkirjojen versiot viuhuvat tiuhaan edestakaisin hallituksen jäsenten välillä. Papereiden lähettelyä sinne tänne voi helpottaa käyttämällä dokumenttien hallintaan, hyväksyntään ja allekirjoitukseen sähköistä allekirjoituspalvelua. Ja mikä parasta, myös perinteiset arkistomapit joutavat unholaan, sillä sähköisesti allekirjoitetut dokumentit myös arkistoidaan automaattisesti.
Varsinaiset yhtiökokoukset on lain mukaan pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä ja kokouskutsu on toimitettava vähintään 2 viikkoa ennen yhtiökokousta, jollei yhtiöjärjestyksessä ole määrätty toisin. Yhtiökokouksessa taloyhtiön osakkailla on mahdollisuus vaikuttaa taloyhtiön asioihin ja saada tietoa taloyhtiön kunnossapitoon liittyvistä asioista, joten paikalla kannattaa ehdottomasti olla.
Varsinaisessa yhtiökokouksessa muun muassa vahvistetaan tilinpäätös, käydään läpi talousarvio, kunnossapitotarveselvitys, vastikkeiden ja muiden maksujen suuruudet, valitaan hallitus ja päätetään sen jäsenien palkkioista. Kokouksessa käydään läpi myös taloyhtiön kunnossapito- ja muutostyöt.
Kokouksessa voidaan päättää vain niistä asioista, jotka ovat kokouskutsussa mainittuina. Yhtiökokouksesta tehdään virallinen pöytäkirja, josta käy ilmi kokouksessa käydyt asiat ja niistä tehdyt päätökset.
Allekirjoitukset ja äänestykset osa yhtiökokouksia
Osakeyhtiölain mukaan yhtiökokouksen pöytäkirja tulee olla vähintään kokouksen puheenjohtajan ja vähintään yhden pöytäkirjan tarkastajaksi valitun henkilön allekirjoittama. Kokouksen pöytäkirjan laatii tyypillisesti kokouksessa tehtävään kutsuttu sihteeri, usein isännöitsijä.
Kun kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri ovat kirjoittaneet pöytäkirjan puhtaaksi, valitut pöytäkirjan tarkastajat tarkastavat pöytäkirjan. Tässä vaiheessa pöytäkirjaan tehdään tarvittavat korjaukset ja muokkaukset. Kun osapuolet ovat tyytyväisiä pöytäkirjaan, pyydetään siihen allekirjoitukset kokouksessa sovitusti tai laissa asetetun vähimmäisvaatimuksen mukaisesti kokouksen puheenjohtajalta ja vähintään yhdeltä pöytäkirjantarkastajalta.
Taloyhtiökokouksen pöytäkirjan muokkaaminen ja kommentointi voi olla aikaa vievä prosessi. Mitäpä jos taloyhtiössä kaikki tämä hoituisi helposti sähköisen allekirjoituspalvelun avulla?
SignSpace-palvelun avulla taloyhtiön osakkaat voivat hoitaa kokouksen pöytäkirjan laadinnan yhdessä paikassa ja allekirjoittaa pöytäkirjan varmennetusti ja lainmukaisesti. Kommunikointi pöytäkirjan laatimisen yhteydessä hoituu helposti palvelussa, eikä sähköpostien edestakaista lähettämistä enää tarvita.
Asunto-osakeyhtiölaki mahdollistaa myös päätöksenteon ilman kokouksen koolle kutsumista siten, että osakkeenomistajat tekevät yksimielisen päätöksen, josta tehdään pöytäkirja. Tällainen yksimielinen päätös ja sen pöytäkirja voidaan tehdä ja allekirjoittaa myös SignSpace-palvelussa.
Sähköinen allekirjoitus tuo helppoutta taloyhtiön paperityöhön
Jos taloyhtiössä on tulossa vaikkapa iso remontti, voidaan urakoitsijan kanssa tehtävä sopimus allekirjoittaa SignSpace-palvelussa. Allekirjoitetut sopimukset arkistoidaan automaattisesti palvelussa 10 vuoden ajan. Taloyhtiöllä voi olla oma SignSpace-tili, jossa voi hoitaa tilattujen palvelujen, esimerkiksi isännöinnin tai huoltoyhtiön sopimusten, allekirjoittamisen ja arkistoinnin. Kokousten pöytäkirjat voi myös arkistoida ja allekirjoittaa palvelussa.
Samassa palvelussa hoituu myös esimerkiksi yhtiökokousten äänestyksien järjestäminen niin, että myös etänä osallistuvat voivat antaa äänensä suljetussa tai avoimessa äänestyksessä.
Kiinnostuitko SignSpace-palvelusta? Voit nyt kokeilla palvelua 4 viikkoa maksutta ilman sitoumuksia.
SignSpace on Vastuu Groupin kehittämä ja Platform of Trustin tarjoama palvelu.
