Taloyhtiön kokouksien järjestäminen etänä on näppärää, kunhan muistaa valmisteluissa ottaa huomioon muutaman asian ja suunnitella kokouksen huolella. Jotta etäosallistuminen taloyhtiön kokouksiin on ylipäätään mahdollista, täytyy siitä olla joko maininta yhtiöjärjestyksessä tai hallituksen täytyy tehdä etäkokouksesta päätös. Myös tekniikka on oltava kunnossa ja ohjeistettu hyvin etukäteen, jotta kaikki halukkaat pystyvät osallistumaan ja myös äänestämään kokouksessa päätettävistä asioista.
Järjestä taloyhtiön kokoukselle myös fyysinen paikka
Muistathan ennen taloyhtiön kokouksen järjestelyihin ryhtymistä, että taloyhtiön kokouksella on etäyhteyksistä huolimatta lain mukaan aina oltava myös fyysinen paikka, jonne tulee aina vähintään yksi osallistuja. Osallistuja voi olla esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja ja isännöitsijä. Myös muilla halukkailla täytyy olla mahdollisuus osallistua kokoukseen paikan päällä, vaikka osa osallistuisikin siihen etäyhteyksin. Etäkokous ei voi siis kokonaan korvata fyysisesti järjestettyä taloyhtiökokousta, vaan on vaihtoehto paikan päälle tulemiselle.
Valmistele kokous huolella ja valitse sopivat työkalut
Taloyhtiön etäkokous kannattaa suunnitella huolella, jotta se etenee sujuvasti. Taloyhtiön hallituksen täytyy esimeriksi etukäteen päättää, miten ja mitä kanavia käyttäen etäosallistuminen toteutetaan. Etänä osallistumisen mahdollisuudesta täytyy kertoa jo yhtiökokouskutsussa ja etäosallistumista varten täytyy aina antaa riittävän selkeät ohjeet. Kutsusta tulee myös käydä ilmi, rajoittaako etäyhteyksillä osallistuminen jotenkin osakkaan puhe- tai äänivaltaa kokouksessa.
Etäkokouksien järjestämiseen on olemassa paljon eri vaihtoehtoja, esimerkiksi Teams- tai Google Hangouts-videokokous tai perinteinen kännykällä soitettu ryhmäpuhelu. Välineitä voi olla käytössä kerralla useampikin, kunhan niitä kaikkia pystytään hallitsemaan kokouksen aikana, eikä kokous mene liian monen välineen takia plörinäksi.
Osakas voi myös ilmoittaa kantansa yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin ennakkoon postin tai sähköpostin avulla. Tämä osallistumistapa edellyttää, että osakas voidaan luotettavasti tunnistaa esimerkiksi allekirjoituksesta tai sähköpostiosoitteesta. Tällä tavalla osallistuessaan osakas ei tietenkään voi ottaa kantaa asioihin, joita ei ole kirjattu kokouskutsuun ja jotka nousevat esiin vasta itse kokouksessa.
Äänestä sähköisesti
Päätettävistä asioista äänestys täytyy etäkokouksessa joko hoitaa videopuhelun välityksellä avoimena suullisena äänestyksenä tai suljettuna äänestyksenä erikseen valitulla järjestelmällä, joka mahdollistaa äänestyksen etäyhteyksin. Osakkaat todennäköisesti kokevat suljetun äänestyksen miellyttävämmäksi, sillä suljetussa äänestyksessä on psykologisesti helpompi äänestää myös yleistä mielipidettä vastaan.
Esimerkiksi sähköinen allekirjoituspalvelu SignSpace mahdollistaa sekä avoimen että suljetun äänestyksen pitämisen taloyhtiön kokouksessa.
SignSpace on Vastuu Groupin kehittämä ja Platform of Trustin tarjoama palvelu.
