Mikä on sähköinen allekirjoitus?
Sähköinen allekirjoittaminen on sähköinen tapa allekirjoittaa dokumentteja. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että allekirjoitettava asiakirja ladataan sähköisen allekirjoittamisen palveluun ja henkilö allekirjoittaa asiakirjan palvelussa. Allekirjoittava henkilö on tunnistettu sähköisesti ennen allekirjoitusta. Sähköisen allekirjoittamisen palveluita on monia ja selainpohjaisen palvelun lisäksi monet palvelut voidaan myös integroida osaksi yrityksen jo käyttämiä järjestelmiä ja prosesseja.
Sähköisen allekirjoituksen tasoja ja tapoja on erilaisia. On digitaalista allekirjoitusta, sähköistä allekirjoitusta, kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta... Eri termit ja sanat saattavat mennä sekaisin ja siksi koostimme sivun loppuun lyhyen sähköisen allekirjoituksen sanakirjan, joka kannattaa tsekata, jos jokin termi ei avaudu.
Miksi käyttää sähköistä allekirjoitusta?
Syitä siirtyä sähköiseen allekirjoittamiseen on monia. Ensinnäkin allekirjoittaminen sähköisesti onnistuu paikasta ja ajasta riippumatta. Kenenkään ei tarvitse kiikuttaa sopimuksia paikasta toiseen, eikä tarvitse pelätä jonkin tärkeän sopimuksen katoamista matkalla. Kaikki sopimusosapuolet pääsevät lisäksi käsiksi allekirjoitettuun asiakirjaan myöhemminkin. On vaivattomampaa antaa tarvittaville henkilöille pääsy dokumenttiin sähköisessä palvelussa, kuin kaivaa sopimuksia arkistokaapeista toimistolla.
Positiivista on myös, että sähköisesti allekirjoitetun dokumentin muuttumattomuuden voi todentaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että voi tarkistaa, että allekirjoitettuun dokumenttiin ei ole tehty muutoksia sen allekirjoittamisen jälkeen. Tarkistus tehdään palveluntarjoajasta riippuen esimerkiksi lataamalla allekirjoitettu asiakirja verifiointipalveluun, joka tarkastaa asiakirjan aitouden.
Miten sähköistä allekirjoitusta käytetään?
Sähköiseen allekirjoittamiseen siirtyminen on helppoa. Käytännössä sähköisen allekirjoituspyynnön pääsee tekemään hyvin helposti. Sähköisesti allekirjoitettu dokumentti on myös aivan yhtä sitova ja jopa tietoturvallisempi kuin perinteisesti kynällä ja paperilla allekirjoitettu. Tarvitset sähköisen allekirjoituspyynnön tekemiseen vain:
- Tietokoneen/tabletin/älypuhelimen ja internetin
- Tilin ja lisenssin allekirjoituspalveluun
- Allekirjoittajan/allekirjoittajien sähköpostin/t
- Allekirjoitettavan dokumentin (esimerkiksi pdf:nä)
- Pankkitunnukset
- Muutaman minuutin aikaa.
Kevyt vai vahva tunnistamisen taso?
Usein yritysten tarpeisiin sopii parhaiten sähköinen allekirjoituspalvelu, jossa on mahdollisuus valita joko kevyt tai vahva tunnistamisen taso. Vahva tunnistaminen viittaa nimensä mukaisesti siihen, että allekirjoittava henkilö on tunnistettu vahvasti, esimerkiksi pankin myöntämillä verkkopankkitunnuksilla. Kevyt tunnistaminen tarkoittaa allekirjoittajan tunnistamista esimerkiksi sähköpostin varmennuksella. Käytännössä se voidaan tehdä vaikka kertakäyttöisellä sähköpostiin lähetetyllä turvakoodilla.
On suositeltavaa käyttää vahvaa tunnistamista varsinkin sellaisissa tapauksissa, joissa kyseessä on suurempi taloudellinen sitoumus tai riski tai jos vastaanottajaa ei tunneta ennestään. Esimerkiksi työsopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä saatetaan tarkastaa henkilöllisyys, ja tällöin vahva tunnistaminen on oikea vaihtoehto sähköistä allekirjoituspalvelua käytettäessä.
Kaikissa sähköisen allekirjoituksen palveluissa ei ole mahdollisuutta vahvaan tunnistamiseen, mikä kannattaa ottaa huomioon palveluita vertaillessa.
Miksi valita SignSpace?
SignSpace on edullisesti hinnoiteltu kotimainen allekirjoituspalvelu, joka tarjoaa monipuoliset ominaisuudet sähköisen allekirjoittamisen ja dokumenttien arkistoinnin lisäksi. Voit käyttää palvelua mm. projekteista ja sopimuksista kommunikointiin, tehtävien jakamiseen ja hallintaan sekä sähköisten äänestysten järjestämiseen. Kaikki tämä on tietoturvallista ja palveluun tallennettu tieto pysyy Euroopan talousalueella.
Haluatko tietää, mitä mieltä asiakkaamme ovat palvelusta?
SignSpace mahdollistaa kaiken tämän:
Allekirjoita näppärästi
Allekirjoittaminen ja allekirjoituspyyntöjen lähettäminen onnistuvat näppärästi ja tietoturvallisesti ajasta ja paikasta riippumatta.
Arkistoi tietoturvallisesti
SignSpace arkistoi kaikki allekirjoitetut dokumentit kymmeneksi vuodeksi ja kaikki palveluun tallennettu tieto pysyy Euroopan talousalueella.
Kommunikoi ja hallinnoi tehtäviä
Projektinhallinta helpottuu, kun voit keskustella sekä jakaa ja hallinnoida tehtäviä samassa palvelussa, missä allekirjoitukset tapahtuvat.
Järjestä sähköisiä äänestyksiä
Voit hoitaa myös sähköiset äänestykset SignSpace-palvelun kautta. Äänestyspyyntöön voit lisätä tiedot, joihin osallistujien on tutustuttava ennen äänestämistä ja seurata äänestyksen tilannetta palvelussa reaaliaikaisesti.
Integroi omiin järjestelmiisi
Voit integroida SignSpace-palvelun osaksi omia järjestelmiäsi ja hyödyntää yksittäisiä ominaisuuksia tai palvelua kokonaisuudessaan myös rajapinnan kautta.
Vinkkejä SignSpace-palvelun käyttöön
Parhaat hyödyt SignSpace-palvelusta saa, kun käyttää sen monipuolisia ominaisuuksia. Sähköinen allekirjoittaminen hoituu näppärästi myös SignSpace Key -mobiilisovelluksella. Lataa SignSpace Key sovelluskaupastasi.
Voit hyödyntää palvelua turvapostin tavoin tietoturvalliseen arkaluontoisten viestien ja dokumenttien lähettämiseen. Kaikki palveluun tallennetut dokumentit pysyvät Euroopan talousalueella.
Lisää oikeudet palveluun organisaatiossasi kaikille niitä tarvitseville, sillä käyttäjämäärissä ei ole rajoituksia. Voit luoda erilaisia käyttäjäryhmiä ja asettaa niille eritasoisia pääsyoikeuksia. Voit myös lähettää palvelussa tehtäviä esimerkiksi projektiin liittyen.
Seuraa allekirjoitusten etenemistä ja lähetä tarvittaessa muistutuksia, jotta sopimusten allekirjoitukset saadaan ajallaan.
Jos kaipaat tarkempaa opastusta tai koulutusta palvelun käyttöön, varaa itsellesi esittely.
Helpotusta etätyöhön?
Voit kokeilla SignSpace-palvelua maksutta 4 viikon ajan.
